A Gmail-ben nemrég bevezetett Priority Inbox óriási segítség lehet a céges levelek kezelésében. Összegyűjtöttünk néhány tanácsot, hogy kihozhasd belőle a maximumot, és újabb értékes munkaórákat spórolhass meg.

A fontos ügyfeleknek kiemelt figyelem jár

A Fontos leveleknél be tudod állítani, hogy egyes címkék levelei automatikusan a fontos levelek közé kerüljenek. Ha ez nem lenne elég a szűrőknél is be tudod állítani, hogy a kiszűrt levelek fontosnak legyenek jelölve. Szűrd ki a fontos ügyfeleket, akik sokat és rendszeresen vásárolnak tőled, vagy a fontos beszállítókat, partnereket, és máris biztosítani tudod számukra a kiemelt figyelmet.

Az akadékoskodókra nem érdemes figyelni

Minden cégnél van 1-2 olyan érdeklődő, aki folyamatosan csak akadékoskodik. Arra gondolok, akivel hetekig levelezel úgy, hogy végül nem vásárol semmit, de naponta megírja neked, hogy ő mennyivel jobban ért a Te szakmádhoz. Ne engedd, hogy ők elvegyék a drága időd a fontos ügyfelek elől. Jelöld a leveleiket "nem fontosnak", vagy hozz rájuk is létre egy szűrőt ami automatikusan nem fontosnak jelöli a leveleiket.

Engedd, hogy a gép tanuljon tőled

A Priority Inbox senkinél sem fog egyből tökéletesen működni, a kezdetekkor kicsit még tanítani kell. Ehhez használd a + és - jeleket (lásd a képen). Ha igazán profi akarsz lenni, és a billenytyűparancsok be vannak kapcsolva a beállításoknál, akkor a + és - gombokkal is megteheted ezt. A billentyűparancsok egyébként is elég sok időt meg tudnak spórolni, de erről majd egy másik bejegyzésben lesz szó részletesen.

Még mindig megvannak a nyaraláskor felgyülemlett levelek?

Néha egy-egy üzleti út, vagy nyaralás ideje alatt rengeteg levél felgyülemlik. Az olvasatlan levelek nagy számának már a látványa is frusztráló, íme egy módszer, ami segít gyorsan túlesni rajtuk:

1. A fontos levelek közé került leveleknek szaladj végig a tárgysorain, és jelöld ki a tárgy alapján kevésbé fontosakat. Ezeket egyből jelöld meg olvasottként és archiváld.
2. Olvasd el azokat a leveleket, amik a fontosak között maradtak. Amelyikkel később is lesz teendőd csillagozd meg.
3. A kevésbé fontos leveleket egyszerűen archiváld, erre van is egy külün gomb, amivel egy kattintással archiválhatod az összes nem fontos levelet:

A Gmail mindig is nagyon hatékony levelező volt, de a Google Apps üzleti Gmail fiókjai, és a Proirity Inbox még egy lépéssel közelebb repítették a legjobb céges levelező címhez.