Hatékony cég online eszközökkel

Sok vállalkozásban van egy "Marika néni". Marika néni az, aki viszi a könyvelést és minden aláírandó papírt időben odatol az emberek orra alá. Marika néni az, aki átlátja azt a néhány tonna papírrengeteget, amit a magyar bürokrácia egy vállalkozótól megkövetel. Marika néni mindenről tud, még arról is, amiről nem kéne. Ő az, aki meleg teát készít, ha megfázol, és csak az unokákról szóló kilencedik történt után enged dolgozni. Ő az, aki nemrég birtokba vette az új kompjútert, de még nem mindent ért, és néha bizony megkér: ugyan már Lajoskám, mutasd meg nekem mért nem megy ez a fránya vörd.

Marika nénit általában mindenki szereti, hiszen nélküle aligha működne a cég. A probléma csak akkor következik be, amikor egy esős reggelen Marika néni nem jön be dolgozni. Hogyan tudjuk elérni azokat a dokumentumokat, amiket korábban ő kezelt? Hova lettek a fontos táblázatok, elszámolások?

Ilyenkor már jól jön, ha van a cégben egy olyan egységes dokumentumkezelő rendszer, amit minden alkalmazott használ, és amit a vezetők bármikor el tudnak érni. Külön előny, ha ez a neten van és megfelelő jelszavakkal távolról is hozzá lehet férni. Olyan finomságokról már ne is beszéljünk, hogy egy dokumentumot egyszerre többen is tudnak szerkeszteni.

A Te vállalkozásodban van olyan kritikus munkatárs, akit nagy érvágás lenne nélkülözni? Nálatok mi történik, ha egy alkalmazott odébb áll: visz magával minden anyagot?
 

Az első alkalmazottak felvételekor a legtöbb cégvezető ezt a kérdést teszi fel magának: mitől fog ez az ember, akit méregdrágán megfizetek, ugyanolyan jó munkát végezni, mint én? Vajon tényleg megéri felvenni, fizetni utána az apehnek, az egészségbiztosítónak és még ki tudja hány sóhivatalnak a sarcot?

A jó hír, hogy Te, mint cégvezető egy egyszerű trükkel tudsz hatni az alkalmazottaidra. Ha használod ezt a módszert még a legunottabb, leglehangoltabb munkatársad is lelkesebben fogja végezni a munkáját. Pedig ez a dolog nem bonyolult, két szóban le lehet írni: közös cél.

Te alkalmazottaid látják maguk előtt a célt?

Egy csapatot semmi sem tud olyan jól összefogni, mint a közös cél, amit együtt el szeretnének érni. Neked csak annyi dolgod van, hogy összeszeded a kollegákat és megbeszéled velük a cég következő nagy lépését: 20 új ügyfelet becserkészni a következő szakmai kiállításon, piacra dobni az új terméket egy hónapon belül, 5 ponton javítani a szolgáltatásainkat az ügyfelek visszajelzései alapján, stb...

Csak arra kell figyelni, hogy konkrét, mérhető és határidőhöz kötött célokat tűzzetek ki. Az emberek nem szeretik az olyan ködös dolgokat, mint a "kommunikációs stratégia javítása". Ilyen bullshitet, csak egy multi engedhet meg magának, neked jól használható, konkrét célok kellenek. Ez a cél lesz az, ami ott ragyog az alkalmazottaid előtt, ami vezeti őket a helyes irányba. Ez az ami büszkeséggel tölti el őket, ha sikerül elérni, és ami összefogásra, kemény munkára készteti őket, amíg elérik azt.

Felmerül a kérdés: a Te vállalkozásodban van ilyen közös cél? Ha nincs a fentiek után nem nehéz kitalálni egyet, és ezt elmondani minden munkatársadnak. És ha már van közös célotok jól jöhet egy online naptár, amiben mindenki nyomon követheti a cégben a fontos határidőket.

Mikor elindítottuk a SimplyPadet tudtuk, hogy minél hamarabb teljesíteni szeretnénk a hivatalos Google Apps Reseller státusz kritériumait. Ez nemrég sikerült is. Örültünk neki, és elég nagy meglepetés volt, mikor közölték velünk, hogy itthon mi vagyunk az elsők, akik elérték ezt a szintet. Ezek szerint a magyar vállalkozások még nem igazán használják azokat az eszközöket, amelyek egy nyugati cég számára (legyen az bármilyen kicsi) teljesen természetesek.

Ezzel kapcsolatban szeretnék elmesélni egy érdekes történetet. A rövid story a cipőkereskedőkről szól, akik az afrikai pusztába érve rájönnek, hogy itt elég kevés ember hord cipőt. Egy üzletembernek ilyenkor kétféle reakciója lehet. Az egyik így szól: "Ez szörnyű, itt senki sem hord cipőt, ne küldjetek több árut!" Ezzel ellentétben a másik azt válaszolja: "Ez fantasztikus, itt még senkinek sincs cipője, küldjetek nekem még-még sokat!"

Azt hiszem mi a második kategóriába tartozunk. A hivatalos viszonteladói státusz segíteni fog, hogy még több vállalkozónak bemutathassuk az itthon eddig ismeretlen lehetőségeket. Mert hiszünk benne, hogy nem csak a multik használhatják ki a modern eszközökben rejlő óriási lehetőségeket. Tudjuk, hogy ezt Te is megteheted, a saját kis cégedben, a saját költségvetésedből, akár már mától kezdve.

Az elmúlt években hatalmas változáson ment keresztül az informatikai ipar. Ez az egyetlen szóval leírható forradalom megváltoztatta az emberek hozzáállását a számítástechnikához, megmutatta az internet igazi erejét. Még a rémesen lassan reagáló multik sem tudtak elmenni a változás szava mellette, a Te fürge vállalkozásod pedig különösen profitálhat belőle. Ez az egyetlen szó pedig a megosztás. Share.

Megosztás

Néhány éve még az internet a nagyok játékszere volt, csak drága pénzért fejlesztett és vagyonokért reklámozott oldalakat olvastak az emberek. Ma már bárki létrehozhat egy weboldalt, vagy blogot, néhány kattintással, nem szükséges hozzá se pénz, se informatikai tudás. Ha készítünk egy videót, azt pillanatok alatt feltölthetjük a Youtube-ra, ezzel máris emberek milliói nézhetik meg, egy gombnyomással kirakhatjuk a Facebook vagy Iwiw üzenőfalunkra, és az ismerőseink már is látják. A gondolatainkat bogbejegyzésekben, twittekben, hozzászólásokban osztjuk meg másokkal, a képekhez olyan képmegosztó oldalaink vannak, mint a Flickr, a Picasa, vagy az Indafotó. Sőt az emberiség közös tudását is elkezdtük összegyűjteni a Wikipédián, hogy ezt is megoszthassuk mindenkivel.

Ez a változás hirtelen söpört végig a szakmán, alig telt el 1-2 év és máris emberek százmilliói osztanak meg zenét, videót, írást, képet, és mindent, ami érdekeli őket. Az informatika soha többé nem lesz olyan, mint amilyen előtte volt.

A kérdés, hogy Te hogyan tudod ezt átültetni a saját cégedre? A Te vállalkozásod mikor fog ráérezni a megosztás örömére, úgy, ahogy ezt a világon internetező közel kétmilliárd ember megtette az elmúlt években? És, ha már cégről beszélünk: milyen profittal jár mindez a számodra?

Ha eddig arra számítottál, hogy itt a szokásos marketing rizsát találod arról, hogy írj céges blogot, legyél fenn Twitteren, Facebookon, akkor sajnos rossz hírem van. Ezt már leírták nagyon sokan, most egy izgalmasabb területre evezünk: a SimplyPadhez híven a céged belső működését vesszük górcső alá.

Íme, a három legfontosabb terület, ahol a megosztás a hasznodra válhat:

1. Fájlmegosztás: Az első nagyon egyszerű dolognak tűnik, csináljuk is már évtizedek óta, mégis kevesen vannak, akik profin művelik. A munkához használt fájlokat a legtöbben e-mailen vagy pendrive-on osztják meg egymással, de bőven akadnak olyanok is, akik nem sajnálják az időt CD-k, DVD-k írására sem. Hiába tűnik gyorsnak e-mailben átküldeni egy fájlt, ha néhány hónap múlva már csak félórás keresgélés után tudjuk előbogarászni a tömérdek levél közül. Hiába küldjük el az elkészült hirdetés szövegét néhány hozzáértő embernek, ha utána órákba telik, mire összefésüljük az egyes javításokat és véleményeket. Arról ne is beszéljünk, amikor egy munkatárs otthagyja a céget és a saját gépén tárolt céges dokumentumok kámforrá válnak. Mindez elkerülhető, ha a Google Dokumentumokat használjuk. Ide egyszerűen feltöltheti minden alkalmazott a dokumentumait, és beállítja, hogy kivel szeretné megosztani azokat: minden kollégával, vagy csak néhányukkal.
2. Események megosztása: A Google Calendarban egyszerűen megoszthatod a megbeszélések, találkozók időpontjait a résztvevőkkel, úgy hogy bejelölhetik, hogy akkor épp ráérnek-e. Nem kell tehát körbetelefonálni mindenkit, hamarabb kész vagy, mint gondolnád. A cégben közös naptárat is megoszthatsz a munkatársakkal, így mindegyikük szeme előtt ott lesznek a nagy közös határidők, vagy az aktuális munkabeosztás.
3. Munkamegosztás: A Google Docs online szerkeszthető Word és Excel dokumentumaiban pedig akárhányan dolgozhatnak egyszerre úgy, hogy mindannyian élőben látják, hogy mit csinál a másik. A közös szerkesztés közben chatelhetnek is.

Végül a mindent eldöntő kérdés: hol a profit?

Ahogy a fenti leírásokból is látszik, egy modern, közös munkát segítő online alkalmazáscsomag legnagyobb előnye abban rejlik, hogy időt takarít meg neked és a cég összes alkalmazottjának. Időt, amit informatikai problémák megoldása helyett a céged fejlesztésére fordíthatsz. Te hogy érzed: készen állsz rá, hogy meghirdesd a saját hatékonysági forradalmadat? Mert, ha igen, van egy jó ajánlatunk.

Tegnap történt, hogy összedobtam a cég új szórólapjának szövegét. A biztonság kedvéért azért megmutattam két ismerősömnek, hogy ők is nézzék át. Hamar meg is jött az emailben átküldött doksira a válasz, két másik Word dokumentum teli javításokkal, ötletekkel. Nekem már "csak" az volt a dolgom, hogy összehozzam ezt a három példányt. Először is végig kellett olvasni a két új doksit, és megkeresni a javításokat, aztán átmásolni ezeket az eredeti példányba, persze közben ügyelni arra, hogy az átmásolt mondat illeszkedjen az eredeti szövegbe is. Valódi horror, én mással is el tudtam volna tölteni azt az órát. Például azzal a csinos szőkével a szomszéd irodából egy kávé társaságában.
Nem véletlenül használjuk mi is a cégnél a SimplyPad-et: létrehozol online egy dokumentumot, egy kattintással megosztod bárkivel, élőben látod, hogy mit írnak bele és bármelyikük módosítását utólag is vissza tudod vonni. Nincs több emailben küldözgetés, nincs egyszerre hat külön példány, nincs szívás. Ennyire egyszerű. Csak egy dolgot tudok javasolni: használj hatékonyabb eszközöket Te is, és töltsd az idődet élvezetesebb dolgokkal!